Privacyverklaring VSSO 

  

Deze privacyverklaring is op 23 oktober 2018 vastgesteld door het bestuur van het Vechtstreek Symfonie Orkest.  

 

Inleiding  

Het Vechtstreek Symfonie Orkest (VSSO) hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze Privacyverklaring wordt beschreven hoe het VSSO omgaat met persoonsgegevens. Het VSSO doet er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaat daarom zorgvuldig met deze gegevens om. Het VSSO houdt zich in alle gevallen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat het VSSO in ieder geval:  

  • Uw persoonsgegevens verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring;  
  • Verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;  
  • Vraagt om uw uitdrukkelijke toestemming als deze nodig is voor de verwerking van uw persoonsgegevens; 
  • Passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is; 
  • Geen persoonsgegevens doorgeeft aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;  
  • Op de hoogte is van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop wil wijzen en deze respecteert.

Bij inschrijving van nieuwe leden zal dit privacyreglement onder de aandacht gebracht worden en toestemming gevraagd worden om fotomateriaal te mogen publiceren in de Notenbalk of op de website van het VSSO.

Het VSSO is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van deze Privacyverklaring, of in meer algemene zin, vragen heeft of contact met ons wenst op te nemen dan kan dit via onderstaande contactgegevens:  

VSSO 

p/a Boomstede 277, 3608 AN, Maarssen 

Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.  

 

Waarvoor verwerkt het VSSO persoonsgegevens  

De persoonsgegevens van orkestleden worden door het VSSO verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:  

  • De leden- en financiële administratie;  
  • Het versturen van weekberichten met relevante informatie voor de gang van zaken binnen het VSSO, het jaarlijks versturen van de afspraken die gelden in het orkest (Het akkoord), het incidenteel versturen van de Notenbalk en aankondigingen van concerten van collega orkesten 
  • Het benaderen van orkestleden als onverhoopt een repetitie uitvalt of voor activiteiten zoals een ensemble, jaarafsluiting of jubileumuitje

Voor de bovenstaande doelstellingen kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u vragen:  

  • Voorletters en voornaam
  • Tussenvoegsel  
  • Achternaam
  • Adres
  • Telefoonnummer  
  • E-mailadres
  • Instrument
  • Speelt mee sinds
  • Aantal jaren les
  • Hoe met ons in contact gekomen?

In de financiële administratie kunnen we daarnaast de volgende gegevens vastleggen:  

  • Bank en bankrekeningnummer  
  • Afgegeven machtiging ten behoeve van een doorlopende incasso 

De persoonsgegevens van donateurs worden bijgehouden om hen incidenteel de Notenbalk en een factuur te kunnen sturen. Deze lijst wordt niet gepubliceerd op de website.

 

Digitale dataopslag 

Voor de opslag van digitale muziekbestanden maakt het VSSO gebruik van Dropbox. Het VSSO hanteert de standaard verwerkersovereenkomsten van deze online dienst, waarin aangegeven is dat deze zelf geen gebruik maken van de opgeslagen gegevens. 

 

Verstrekking aan derden  

De gegevens die u aan het VSSO geeft kunnen aan derde partijen verstrekt worden indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. 

Het VSSO verspreidt eenmaal per jaar bij de ledenvergadering een ledenlijst onder de orkestleden om met elkaar contact te kunnen opnemen voor groepsrepetities.  De orkestleden wordt daarvoor toestemming gevraagd. 

 Geaggregeerde persoonsgegevens  

Het VSSO maakt in zeer beperkte mate gebruik van gegevensanalyse op een geaggregeerd niveau. Voor onderzoek (nodig voor bijvoorbeeld het ontwikkelen van een toekomstvisie) worden de ledenaantallen uitgesplitst naar instrument. Deze analyses zijn niet herleidbaar tot individuele leden.  

Website 

 Het VSSO heeft een website met informatie, de Notenbalk, nieuwsberichten, een evenementenkalender en foto’s. Zo wordt een open en toegankelijk beeld van het orkest gegeven en kunnen de leden zich continu op de hoogte stellen van nieuws en activiteiten. Omdat de website publiek toegankelijk is wordt zorgvuldig omgegaan met de persoonsgegevens. Persoonsgegevens van orkestleden zijn slechts toegankelijk via een met een wachtwoord afgeschermd gedeelte. Het is mogelijk dat u toch moeite heeft met informatie over uzelf op de site. Stuur in dat geval een mail naar Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.. 

De website wordt gehost door Webhosting, waarbij de verzamelde gegevens anoniem zijn. 

 

Informatie en nieuwsberichten  

Op de website staat een overzicht van de organisatie van het VSSO met namen van vrijwilligers die bestuurlijke of uitvoerende taken op zich genomen hebben. Deze vrijwilligers hebben hier toestemming voor gegeven.  

Op het publieke deel van de website worden geen privéadressen, telefoonnummers en email adressen van personen vermeld, tenzij daarvoor door de betreffende persoon toestemming is gegeven. 

Foto’s en ander beeldmateriaal 

 Het VSSO is terughoudend met het plaatsen van foto’s waarop personen herkenbaar in beeld zijn. Bij het publiceren van foto’s worden de geportretteerden vooraf om toestemming gevraagd. Het is voor gefotografeerde personen altijd mogelijk om een gepubliceerde foto ondanks eerder gegeven toestemming te laten verwijderen.  

 

Cookies 

 Tijdens uw bezoek aan de website wordt enige informatie verzameld over de hard- en software van uw computer. Het gaat daarbij om uw IP-adres, browsertype, domeinnaam en toegangstijd. Deze informatie wordt gebruikt om de website te verbeteren en optimaal te laten werken. Deze gegevens worden door de meeste websites vastgelegd en blijven anoniem.  

 

Bewaartermijn  

Het VSSO bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.  

Wanneer het lidmaatschap eindigt worden de mailadressen van leden bewaard om aan te kunnen geven wanneer er een jubileum of reünie is.

Wanneer het donateurschap eindigt worden de gegevens verwijderd.

 

Beveiliging  

Het VSSO heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo zijn bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen;  

  • Alle personen die namens het VSSO van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.  
  • Het VSSO maakt back-ups van de financiële- en ledenadministratie om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.

 

Rechten omtrent uw gegevens  

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens die het VSSO van u ontvangen heeft. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (of een deel hiervan) door het VSSO.  

 

Klachten  

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan kunt u hierover direct contact opnemen met het VSSO via de in de inleiding genoemde contactgegevens. 

Concertagenda

Geen evenementen

sponsorkliks